Autora: Belén Pérez Zamorano, CX Ambassador y business development director Iron Mountain
En la actualidad, las empresas deben afrontar nuevos retos que les ayuden a personalizar la relación con sus clientes y puedan ofrecerles una experiencia única. En este sentido, la IA permite mover grandes cantidades de datos, comprendiendo, identificando patrones, y obteniendo más información sobre esos datos, los cuales no se podrían gestionar del mismo modo por un ser humano por factores de efectividad, minimización del error y sobre todo la optimización en el tiempo empleado para la búsqueda, archivo y gestión de la información.
Para las empresas que gestionan un gran volumen de documentación y quieren gobernar su información de una manera segura, reduciendo costes, tiempo y mejorando su experiencia y la de sus empleados, se hace prioritario hacer frente al desafío que supone: “La necesidad de una visión con un futuro sin documentación física y un plan rentable para conseguirlo”.
Retos empresariales
Tu organización se encuentra bajo una considerable presión para alcanzar los objetivos estratégicos y proporcionar valor a los clientes internos y externos. Cuando manejas una mezcla de información en papel y formato electrónico los procesos se ralentizan.
Cuando vives en este tipo de mundo híbrido, sin una visión unificada de la información, tus empleados y tú pasáis un tiempo precioso buscando la información que necesitáis en cada momento. Y cuando por fin la encuentras, si está en formato papel, no consigues acceder a ella fácilmente o compartirla con los demás de forma rápida, especialmente con las personas que trabajan de forma remota, además de tener distintas fechas de destrucción de la información, que te imposibilita el tener una visión global de qué debes destruir, que retener y que escanear de una forma segura cumpliendo con las normativas legales.
¿Cuáles son los problemas más comunes que se encuentran los clientes?
- Resolver desafíos de archivos mezclados.
- Falta de seguimiento e inexistencia de una política de retención y destrucción que cumpla con la normativa de la GDPR y el impacto que puede suponer no estar alineado.
- Asignación de espacio y/o registros almacenados en varias ubicaciones.
- Dificultad para entender qué registros deben retenerse, cuáles destruirse y qué digitalizarse.
- Dificultad para encontrar la información clave e identificar de una forma rápida reduciendo tiempo y esfuerzo.
- Posibilidad de cometer errores en la búsqueda o destrucción de la documentación al hacerlo de forma manual que ponga en riesgo la seguridad de la misma.
- Falta de una solución rentable que ayude al cliente a optimizar el proceso de escaneo, archivado y destrucción de la información.
El uso de la tecnología en el proceso de gobierno de la información de una organización, nos permite tener una mayor visibilidad de la información que es clave para nuestro negocio, permitiendo así mismo, la toma de decisiones instantáneas para resolver este desafío de manera económica y cumpliendo con la normativa de retención y de protección de datos.
«LA IA PUEDE CREAR MÁS TIEMPO PARA QUE LOS TRABAJADORES SE CONCENTREN EN LAS TAREAS QUE REQUIEREN UN TOQUE HUMANO Y NO PUEDEN SER AUTOMATIZADAS»
Hasta ahora, esta transformación digital ha beneficiado a diversos sectores estando los principales nichos de interés ligados a la eficiencia, el ahorro de costes, la consolidación y la aplicación de soluciones cognitivas. Sin embargo, no hay negocio sin clientes ni clientes sin una buena experiencia de usuario, sobre todo en la actualidad, cuando éstos son perfiles más exigentes que no solo quieren un servicio inmediato, eficaz y sencillo, sino que también uno que consiga anticipar sus necesidades y complementar su proceso con valor añadido.
Es aquí donde las compañías se interesan en las nuevas tecnologías para diferenciarse de la competencia y fidelizar a los usuarios cobrando una importancia especial, ya que nos permiten que el cliente se sienta más identificado con la marca.
¿Cuáles son los beneficios que consigue una organización aplicando tecnología orientada a un futuro sin documentación física?
1. Reduce el costo y el riesgo del programa: Inicia la destrucción inmediata de los archivos elegibles para reducir los costos de almacenamiento y mitigar los riesgos de descubrimiento legal, auditoría y cumplimiento de la normativa.
2. Identifica fácilmente y de una forma más rápida, la elegibilidad de destrucción actual: se aprovecha los datos de la base de datos existente y el cronograma de retención para evaluar instantáneamente la elegibilidad de destrucción a nivel de archivo .
3. Habilita la destrucción a nivel de caja en el futuro: Con un solo toque, los archivos se clasifican según el año de elegibilidad de destrucción, lo que simplifica la gestión futura del nivel de las cajas.
4. Se obtiene una comprensión clara del inventario, sin archivos mezclados.
5. Se reducen costes siendo más eficiente y obteniendo una mayor seguridad en el gobierno de la información de la organización.
Reunir datos e información es una tarea ingente que a día de hoy es imposible de asumir de manera manual. La IA se encarga de recopilar y segmentar esos grandes conjuntos de datos de forma automatizada, resolviendo los problemas que surgen repetidamente y respondiendo a las preguntas que se hacen continuamente.
La IA puede crear más tiempo para que los trabajadores se concentren en las tareas que requieren un “toque humano” y no actividades que puedan ser automatizadas. En lugar de perder ante la IA, la entrega de estos elementos del trabajo permite que las interacciones humanas cruciales estén más enfocadas y sean más significativas para los clientes.
En definitiva, las organizaciones pueden aprovechar la inteligencia artificial y las técnicas de aprendizaje automático para tomar decisiones en tiempo real, que conllevan a mejorar la experiencia de cliente y los resultados empresariales.
