RPA

La ventaja de Robotic Process Automation (RPA) es que automatiza tareas repetitivas y libera a los empleados para que trabajen en tareas de mayor valor. Pero muchas empresas creen que RPA les permitirá automatizar incluso las actividades más complejas de Business Process Management (BPM), aunque hay soluciones mucho más adecuadas disponibles. El siguiente resumen muestra qué otros conceptos erróneos utilizan con frecuencia las empresas para contrarrestar las soluciones RPA.

Concepto erróneo Nº1: RPA automatiza completamente los procesos de la A a la Z
Es la decisión correcta automatizar tareas estructuradas y repetitivas con RPA, ya que es la mejor herramienta para este propósito. Muestra su fuerza, especialmente en actividades más cortas y repetitivas, generalmente de unos pocos minutos. Esto incluye, por ejemplo, recuperar datos de un sistema y almacenarlos en otro.
RPA es mejor para actividades que requieren múltiples repeticiones de la misma secuencia y podrían llevarse a cabo en paralelo para crear una mayor eficiencia. Por ejemplo, las empresas B2B a menudo tienen que verificar varios portales o proveedores para comprar inventario al mejor precio. Un empleado tendría que seguir todos los pasos en cada portal de forma secuencial. Pero con RPA, los robots de software actúan como «colegas digitales». Monitorean los precios de los productos e informan regularmente a los empleados sobre los cambios, recuperando cifras de todos los portales simultáneamente.
A diferencia de las plataformas BPM, RPA no es capaz de gestionar procesos de extremo a extremo durante un período de tiempo más largo. Un ejemplo: un cliente quiere pedir algo, quejarse u obtener información. En consecuencia, se desencadena un proceso en la empresa. A veces puede tomar hasta 14 días hasta que se complete la solicitud. Aunque el colega digital puede apoyar al empleado mediante la recuperación de datos sobre el cliente, las decisiones aún las toma el individuo. Es por eso que una solución BPM es la mejor opción, porque el sistema puede integrar a los empleados en el proceso dependiendo de la disponibilidad y las habilidadesUna solución combinada de BPM y RPA demuestra ser particularmente eficiente. En este caso, el sistema BPM se hace cargo de la administración y controla a los empleados y colegas digitales según sea necesario.
Concepto erróneo Nº2: RPA reemplaza por completo a otras soluciones
Conceptualmente, RPA se puede utilizar en casi todos los procesos. Sin embargo, a veces el software comercial estándar (COTS) es una mejor opción. Por ejemplo, las empresas han estado utilizando el software de procesamiento de facturas durante muchos años. Con el tiempo, estas soluciones han mejorado enormemente a medida que se incorporan los comentarios y la experiencia en procesos.
Reemplazar estas herramientas no es práctico. Tomaría mucho tiempo mapear todas las funciones existentes con RPA, y no ayudaría a las organizaciones a alcanzar su objetivo de automatización de extremo a extremo. Sin embargo, muchas empresas aún necesitan conectar RPA a estas soluciones heredadas para que los robots de software puedan llenar el sistema con los datos que necesitan o combinarlo con otras aplicaciones según sea necesario. Sin embargo, esto solo funciona si las compañías seleccionan una solución RPA que ofrezca las interfaces de programación de aplicaciones (API) apropiadas, para que puedan conectar fácilmente los sistemas.
Concepto erróneo N°3: RPA automatiza los procesos de la mejor manera a través de las interfaces de usuario
Aunque en muchos casos tiene sentido usar las herramientas existentes y no simplemente reemplazarlas con RPA, la RPA definitivamente tiene su razón de ser: integrar diferentes sistemas entre sí. Este es un gran desafío que enfrentan muchas empresas. La integración lleva mucho tiempo y es costosa porque algunos clientes, el navegador web o las aplicaciones de sistemas heredados son difíciles de integrar con las tecnologías modernas.
Sin embargo, RPA facilita la configuración de una integración entre sistemas muy rápidamente a través de interfaces de usuario (UI). En general, se prefieren las interfaces directas como las API o los servicios web, ya que suelen ser más rápidas y no cambian con tanta frecuencia como las interfaces de usuario. Si la interfaz de usuario cambia debido a una actualización, algunos robots de software ya no pueden realizar su servicio y es necesario realizar un ajuste. Sin embargo, las buenas soluciones RPA funcionan en ambas direcciones: permiten la integración simple de interfaces directas y el uso de interfaces de usuario sin tener que escribir ni una sola línea de código.
Errores comunes en la automatización robótica de procesos (Parte II)

Imágenes del artículo: samuel-bourke-unsplash

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